Zbliża się ważny termin dla przedsiębiorców. Nowy obowiązek od 1 kwietnia
Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie przedsiębiorstwa zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) przed początkiem bieżącego roku będą zobowiązane do korzystania z systemu e-Doręczeń. To kolejny etap cyfryzacji korespondencji w Polsce, który zastępuje tradycyjne listy polecone elektroniczną komunikacją.
Czym są e-Doręczenia?
System e-Doręczeń to usługa umożliwiająca elektroniczną wymianę dokumentów między podmiotami gospodarczymi oraz administracją publiczną. Oferuje on bezpieczną, szyfrowaną komunikację, która ma taką samą moc prawną jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Jak założyć skrzynkę e-Doręczeń (ADE)?
Rejestracja w systemie e-Doręczeń jest darmowa i można ją przeprowadzić online poprzez portal Biznes.gov.pl. Proces składa się z kilku kroków:
- Logowanie – przedsiębiorca musi zalogować się na swoje Konto Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
- Złożenie wniosku – należy wypełnić wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń. Można to zrobić zarówno podczas rejestracji nowej firmy w KRS lub CEIDG, jak i przy aktualizacji danych już istniejącego przedsiębiorstwa.
- Podpisanie wniosku – wniosek wymaga podpisu elektronicznego: osobistego, zaufanego lub kwalifikowanego.
- Aktywacja adresu – po zatwierdzeniu przez publicznego dostawcę adres jest automatycznie dodawany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a przedsiębiorca otrzymuje dostęp do skrzynki.
- Aktywacja skrzynki – użytkownik otrzymuje instrukcję aktywacyjną e-mailem. Po jej wykonaniu system e-Doręczeń staje się w pełni funkcjonalny.
Korzyści wynikające z e-Doręczeń
- Bezpieczeństwo – wszystkie wiadomości są szyfrowane i wysyłane wyłącznie między zweryfikowanymi użytkownikami.
- Integralność danych – korespondencja nie może zostać zmieniona ani naruszona.
- Dowód nadania i odbioru – każda wysłana i odebrana wiadomość posiada urzędowe potwierdzenie.
- Łatwiejsze zarządzanie dokumentacją – system pozwala na szybkie przeszukiwanie i archiwizowanie korespondencji.
- Dostępność 24/7 – możliwość odbierania i wysyłania wiadomości z dowolnego miejsca na świecie.
E-Polecony – cyfrowa alternatywa dla listów poleconych
System e-Doręczeń obsługuje także e-Polecone – elektroniczną wersję listów poleconych. W przeciwieństwie do e-Doręczeń, które służą do komunikacji z administracją publiczną, e-Polecony pozwala na wymianę dokumentów między firmami i osobami fizycznymi.
Przyszłość korespondencji biznesowej
E-Doręczenia są kolejnym krokiem w kierunku pełnej cyfryzacji komunikacji urzędowej i biznesowej. W perspektywie kilku lat tradycyjne papierowe listy polecone mają zostać całkowicie zastąpione ich cyfrowymi odpowiednikami. Dotychczas w Polsce założono już niemal milion skrzynek e-Doręczeń, z których wysłano ponad 11 milionów przesyłek.
Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej zadbać o rejestrację w systemie, aby uniknąć problemów związanych z niedotrzymaniem nowych przepisów. Szczegółowe informacje na temat wdrożenia e-Doręczeń można znaleźć na Biznes.gov.pl lub uzyskać pod numerem infolinii Poczty Polskiej: (+48) 438 420 600.
